试论电算化系统下的内部会计控制管理

○宋长明

　　 随着《内部会计控制管理规范——基本规范》等具体控制规范的发布，财政部开始致力于内部会计控制管理建设，但建立稳固强大的国家财政与惩治和预防腐败等需求对强化内部会计控制管理提出了新的挑战和要求。
　　内部会计控制管理关系到单位财产物资的安全完整，关系到会计系统对单位经济活动反映的正确性和可靠性。单位为实现既定的管理目标，必须建立起一整套内部控制管理制度，以保证单位有序、健康地发展。
　　在建立了电算化会计系统后，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是，也为单位的内部控制管理带来了许多前所未有的新问题，对单位内部控制管理制度造成了极大的冲击，使单位内部控制管理制度在新的环境下显得落后于形势了，由于电算化会计系统的特殊性，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制管理制度就显得尤为重要。
　　电算化系统下的内部会计控制管理指单位通过运用电算化系统软件而建立起的一整套内部控制管理制度，以加强和完善对电算化系统下涉及的各个部门和人员的管理和控制。内部会计控制管理具体包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等五个方面。下面，本文将分别探讨电算化系统下的内部会计控制管理。
　　一、单位组织机构设置
　　在实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应电算化系统下的要求。单位可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室；也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合单位的实际规模，符合单位总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。
　　二、单位职责划分
　　谈到职责划分，内部会计控制管理的关键点就在于不相容职务的分离，电算化系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。在电算化系统下，不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记账职务；系统操作的职务与系统档案管理职务等。单位为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制管理制度，同时，还应建立起职务轮换制度。
　　三、上机管理
　　单位用于电算化系统下的计算机应尽可能是专用的，单位应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，单位对用于电算化系统下的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。
　　四、单位档案管理
　　电算化系统下有关的资料应及时存档，单位应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份；应制订出档案丢失或被毁坏时的应急措施和恢复手段；应具有强制备份功能，一旦系统崩溃能及时恢复到最近状态。
　　五、单位设备管理
　　对于用于电算化系统下的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。
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